Handwerkliches

1. Fristenliste und Triage

Ein Archiv ist die systematisch und chronologisch geordnete Sammlung der Archivalien (Dokumente, Bücher, Fotografien, Pläne etc.) einer Verwaltung. Daraus ergibt sich grundsätzlich folgendes Vorgehen bei der Ordnung eines solchen Bestandes: 1. Studium der Archivvorschriften Schweizerische Grundlagen Vor allem das Schweizerische Obligationenrecht (zum Beispiel Buchhaltungsbelege 10 Jahre aufbewahren). Kanton St. Gallen Gesetz über Aktenführung und Archivierung im Kanton St. Gallen, 2011. Fristen für die Aufbewahrung der Archivalien der politischen Gemeinden, Schulgemeinden, Ortsgemeinden, ortsbürgerlichen und örtlichen Korporationen im Kanton St. Gallen, 2012, mit Nachtrag. Das Staatsarchiv St. Gallen ist das Aufsichtsorgan über die oben erwähnten Archive und beantwortet Fragen zur Archivierung. 2. Triage 2.1 Trennen der Archivalien nach Material Akten (werden später systematisch/chronologisch in geeigneten Archivbehältnissen abgelegt). Bücher (werden systematisch in geeignete Gestelle eingereiht). Pläne (werden systematisch in Planmappen abgelegt). Fotografien (werden systematisch/nach Format/Abzüge/Negative/Dias/ Glasplatten) in Fotoarchivmaterial abgelegt. 2.2 Eigentliche Triage Die Triage, das heisst die Bewertung der Dokumente in archiv-würdig oder vernichtbar, gehört zu den schwierigsten Arbeiten im Archiv und erfordert viel Aufmerksamkeit und Erfahrung. Die Archivalien werden nach - verwaltungstechnischen (Rechtssicherheit, Fristen, Ueberlieferung etc. - historischen Gesichtspunkten gesichtet. Grundsatz: "Was einmal weg ist, kann kaum mehr rekonstruiert werden !",also: Im Zweifel lieber "zuviel" aufbewahren ! 3. "Handwerkliches" im engeren Sinn - Büroklammern werden konsequent entfernt, weil sie das Schriftstück beschädigen können. Wenn überhaupt, nur rostfreie Klammern verwenden. - Bostitchklammern nur entfernen, wenn Rostgefahr sichtbar. - Zur Beschriftung nur Bleistift 2 B verwenden, da Bleistift erstens radierbar und zweitens auch bei Wasserschaden noch lesbar ist, kein Verblassen oder Verschmieren. - Beschriftung der einzelnen Aktenmappen und Schachteln mit Systematik-nummer und Jahreszahl des ältesten Dokumentes, wenn gefüllt, Jahreszahl des letzten ("jüngsten") Dokumentes beifügen. Beschriftung links oder rechts oben, auf jeden Fall konsequent gleich ! Beispiel: 010.02 Kirchgemeindeordnung (Text fakultativ !) 1902 - (wenn noch Platz in Mappe vorhanden) 1902 - 1985 (wenn Mappe gefüllt) - Nur geeignetes Archivmaterial verwenden. - Die einzelnen Faszikel bzw. Aktenmappen werden innerhalb chronologisch geordnet. In der Regel das älteste Schriftstück zuoberst, umgekehrte Reihenfolge vor allem bei der aktuellen Ablage (Registratur). 4. Der Registraturplan Parallel zur Triage oder Sichtung der Bestände muss der Registraturplan, also das systematische Verzeichnis, das Ordnungskriterium des Archives entwickelt werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Registraturplan aufzubauen. Bewährt hat sich auf jeden Fall eine numerische Ordnung mit mindestens 2 Stellen pro Ebene, also zum Beispiel 04 Liegenschaften der Firma 04.01 Werk 1 04.02 Werk 2 bei einstelliger Ordnung wird die Systematik ab neun Liegenschaften "gesprengt" ! Alphabetische oder alphabetisch/numerische Ordnungen stossen vielfach an Grenzen und zwingen zu "unlogischen" Ausnahmen oder Erweiterungen, zudem ist die EDV-technische Sortierung bei numerischen Ordnungen einfacher. 5. Sammlungen Der Aufbewahrung und Erschliessung von Urkunden, Akten, Büchern, Abbildungen, Plänen, Dias und Fotos sollte gesondert von der der Akten aus dem laufenden Betrieb der Verwaltung/Organisation erfolgen. Es handelt sich hier meist um die ältesten, historisch wertvollsten Archivalien. Gründe für eine spezielle Behandlung sind vor allem in den verschiedenen Bedürfnissen an die Archivierung zu finden: Urkunden: Pergament verträgt keine Feuchtigkeit (ideal: 40-65 % rel. Luftfeuchtigkeit, möglichst tiefe Temperatur und geringe Temperatur- schwankungen ),falls möglich, sollten Pergamenturkunden einzeln, ungefaltet, horizontal in Archivschachteln abgelegt werden. Siegel sollten geschützt werden, zum Beispiel durch Umwickeln mit säurefreiem Seiden- oder Japanpapier, nicht Zellstoff/Leinen/ Baumwolle verwenden. Beschriftung grundsätzlich nur mit Bleistift. Schachteln (wie auch für Papierurkunden und Akten und die Mappen für Pläne) aus säure- und holzschlifffreiem, gepuffertem Archivkarton. Akten: Ablage in geeignete Schachteln, innerhalb in Sammelmappen (sogenannten Jurismappen). Bücher: Stehend, beschädigte Bände restaurieren lassen oder in geeignete Schutzverpackungen aus Archivmaterial verpacken. Abbildungen/Pläne: Abbildungen im Sinne von Grafiken sowie Pläne sollten horizontal in Umschlagmappen (am besten mit drei Seitenklappen) aus Archiv-material gelegt werden. Nach Möglichkeit nicht mehr als 10 Objekte pro Mappe einlegen. Dias/Fotos/Negative: Fotomaterial ist sehr empfindlich. Neben den Anforderungen an das Raumklima sind spezielle Fotoarchivierungsmaterialien zu verwenden. Diese sollten säurefrei sein, aber nicht gepuffert. Papier ist unter dem Begriff "Silversafe" bekannt, Kunststoffolie ist unbeschichteter Polyester (Mylar, Melinex), Pergaminhüllen sind nicht empfehlenswert. Glas-platten, einzeln umhüllt, stehend in Archivschachteln lagern. 6. Erschliessung Für die Erschliessung haben sich verkürzte Registraturpläne bewährt. Dabei werden Hauptpunkte des bestehenden Registraturplanes gemäss den vorkommenden sachlichen Kriterien (Objekt, Person etc.) verwendet. Trotz des vermeintlich grossen Aufwandes empfiehlt es sich, für die Urkunden, Akten, Bücher, Abbildungen, Pläne, Dias und Fotos je einen eigenen Plan zu erstellen. So lässt sich unter einer Signatur (Systematiknummer) aus allen Bereichen das gesamte Archivmaterial zum Beispiel für ein Gebäude zusammentragen.